Établir un devis et une lettre de mission

Etablir un devis

1 – Choisir le prospect ou client

Soit sur votre fiche prospect/client

 

1. En cliquant sur : « Mes prospects » ou « mes clients »
puis sur « nouveau devis »

2. Choisissez votre modèle de devis.
Il vous faut alors sélectionner le ou les modèles de devis appropriés à la demande du prospect.

NOTA : Si vous en sélectionnez plusieurs, ils seront chaînés et vous pourrez donc les effectuer l’un après l’autre.

3. Enfin, cliquez sur « démarrer le devis »

Ou directement dans « Mon deviseur »


Cet onglet va vous permettre de créer une fiche prospect rapidement au cours de l’entretien avec le prospect

Sur cette page , il vous est proposé de choisir dans vos prospects (ou vos clients existants) ou de créer un prospect à la volée.

Ensuite appuyez sur « Continuer ».

Puis choisissez votre modèle de devis qui vous est proposé.

2 – Remplir le devis avec votre prospect ou client

Une fois sur la page du devis, vous pouvez le compléter avec votre prospect/client en fonction de ses attentes

Une fois le devis complété, vous pouvez cliquer sur

Vous aurez alors accès à une fenêtre qui présentera le devis en version HTML.

Puis cliquer sur « Visualiser« 

Si le devis doit être modifié, cliquez sur « modifier« 

Si le devis convient aux deux parties, cliquez sur : « Valider« 

Dans la fenêtre qui s’affiche alors vous avez la possibilité de :

Choisir et vérifier les informations du signataire de la lettre de mission pour le cabinet (Seuls les administrateurs de site peuvent signer les lettres de mission) :

Vérifier les informations du client :

– Editez votre lettre de mission avant de l’envoyer à votre prospect 

Avant d’envoyer votre lettre de mission, il vous est possible de l’éditer et de la modifier dans son intégralité.

En cliquant sur ce bouton, vous ouvrez un éditeur de texte comprenant votre lettre de mission, il vous sera alors possible de modifier ce que vous désirez.

Cette option n’est possible qu’uniquement si le modèle de lettre de mission utilisé le permet. Pour activer cette option, il suffit de cocher le switch dans le modèle de la lettre de mission : 

 

Voir ci-dessous l’explication de cette option

Personnaliser les entêtes de la lettre de mission : 

Dans le cas ou l’édition de la lettre de mission n’est pas faisable sur le modèle, il vous sera possible de modifier les entêtes de la lettre de mission

Par défaut, la modification des entêtes de la lettre de mission est sur « NON ».

Vous pouvez sélectionner « OUI » pour modifier le texte proposé par défaut :

Exemple de texte modifié :

Vous avez tout loisir de modifier le texte d’introduction et de conclusion de la première partie de la lettre de mission.

Cette option n’est possible que si le modèle de lettre de mission le permet.

Une fois les champs ci dessus complétés, vous avez le choix entre « enregistrer » ou « Annuler » pour revenir à l’étape précédente.

  • Créer le devis définitif
  • Créer la lettre de mission
  • Envoyer ces documents pour la signature numérique à notre partenaire : Connective (délai de réalisation de cette étape, entre 20 et 45 secondes)
  • Passer à la dernière étape.

Finalisation de votre devis

L’écran suivant est l’écran de finalisation de devis.

Il vous permet de réaliser les 3 dernières opérations essentielles :

En cliquant sur « voir et signer« , vous accédez à la page HTML du devis :

Sur cette page vous pourrez :

  • Signer le devis,
  • L’imprimer
  • Voir la Lettre de mission, que vous pourrez alors signer.

La lettre de mission

La lettre de mission est automatiquement générée dès que le devis est validé.

Le modèle de lettre de mission est créé par l’administrateur cabinet, elle est unique pour chaque modèle de devis.

Lorsque vous créez un devis pour un client ou un prospect, la lettre de mission sera automatiquement créée à partir du modèle de lettre de mission et du devis que vous avez remplis avec le client.

En fonction des options choisies, il vous sera possible ou non de modifier certains éléments de la lettre de mission avant l’envoi au client.

Si l’administrateur cabinet le désire, il peut choisir l’une des trois options suivantes :

  • Bloquer toute modification de la lettre de mission
  • Autoriser la modification des phrases d’introduction (les « monsieur, madame », que vous pouvez alors changer en « Cher Laurent… ») voir comment
  • Autoriser l’édition de la lettre de mission dans un traitement de texte, ce qui vous permettra alors de modifier l’intégralité de la lettre de mission.

⚠️⚠️ Cette dernière option dissocie alors la lettre de mission du devis, en effet, l’édition intégrale de la lettre de mission vous permet de modifier également les montants provenant du devis, et donc, il ne vous sera plus possible de modifier le devis original !

 

Pour pouvoir bénéficier de cette option, il vous faut au préalable en faire la demande à l’adresse contact@devizen.fr ou sur le chat en ligne.

Lors de la validation de votre prochain devis, il vous sera possible de basculer la lettre de mission générée en traitement de texte avant de l’envoyer.

Cliquez sur « modifier la lettre de mission« 

Dans ce traitement de texte, vous pourrez y modifier toute la lettre de mission générée:

  • Les titres/sous-titres
  • Texte paragraphe
  • Les honoraires ⚠️ si vous modifiez les variables du devis, votre devis ne sera donc plus conforme à sa lettre de mission.

N’oubliez pas de valider vos modifications ! 

⚠️ Remarque :

Dans votre fiche prospect, il est possible de modifier son devis à partir des éléments déjà saisis.

En cliquant sur « modifier » vous repartez de votre devis établi et de sa lettre de mission générée et non pas de votre lettre de mission modifiée en traitement de texte

Pour en savoir plus, n’hésitez pas à nous contacter.

A quoi sert-elle ?

Il s’agit d’une petite télécommande, située à gauche de l’écran lorsque vous complétez votre devis avec votre prospect.

Elle vous permet de naviguer plus facilement sur votre devis.

Par exemple ici, en cliquant sur « Opt. Accompag. jurid. », vous arrivez directement dans la section du devis « Option : Accompagnement en juridique ».

Vous n’avez plus à faire dérouler l’intégralité du devis pour retrouver la partie que vous souhaitez.

Si vous affichez les prix sur votre devis, vous aurez la bonne surprise de voir les totaux par section s’afficher sur la NaviZen !

NOTA : Si la NaviZen n’apparaît pas à l’écran :

Mettez votre fenêtre Google en grand écran
Si c’est déjà le cas, réduisez le zoom de la fenêtre comme cela :

1. Cliquez sur « Personnaliser et contrôler Google Chrome » :

2. Puis réduisez le zoom jusqu’à voir apparaître la Navizen.

Pour résumer : La « NaviZen » est un outil qui va permettre de naviguer très facilement lors de l’élaboration d’un devis.

Masquer une section ou une prestation

Le masquage des sections ou questions est l’une des nouveautés de DEVIZEN.

A quoi ça sert ?

Tout simplement, si la question n’est pas applicable à votre prospect / client, vous pouvez la faire disparaître du devis.

Ou alors si vous avez un modèle de devis très complet avec de la comptabilité, du juridique, du social, de la gestion, …. et que votre prospect ne veut pas de juridique, pour que cela n’apparaisse pas dans le devis et la lettre de mission, vous pouvez masquer la section entière.

Comment faire ?

Pour cela, en remplissant le devis avec votre prospect.

En arrivant à la section concernée, il vous suffit de cocher la petite case « masquer du devis » située à coté du nom de la section.

La section entière sera alors masquée.

Pour masquer simplement une question, sélectionner la petite case à droite de la réponse.

La question disparaîtra alors du devis et de la lettre de mission.

Pour les faire reapparaitre , il vous suffit de décocher la case.

Remise / Majoration

Il existe deux possibilités pour appliquer une remise sur DEVIZEN !

Première possibilité : Appliquer une remise sur le total des prestations récurrentes.

Pour cela, en remplissant le devis, il vous suffit de cliquer sur l’onglet  » Pourcentage » en haut à droite onglet pourcentage.PNG

Vous pouvez alors indiquer le pourcentage de remise que vous souhaitez appliquer à votre prestations paramétrables (sur le total mensuel, trimestriel, semestriel, …). N’oubliez pas d’afficher les totaux.

Pour cela, il vous suffit de cliquer sur le switch :

Votre remise a bien été appliquée !

Deuxième possibilité : Appliquer une remise ponctuelle.

Pour cela, en remplissant le devis avec votre prospect, descendez jusqu’en bas, dans la section « prestations exceptionnelles« .

Vous pouvez alors remplir une prestation exceptionnelle supplémentaire telle que « Remise » par exemple, et saisissez alors un montant négatif.

Vous venez de faire une remise ponctuelle à votre prospect/client !

Pour majorer la tarification :

Un prospect vient vous voir, cependant sa comptabilité n’est pas à jour et / ou vous vous rendez compte que vous passerez plus de temps que pour un autre prospect.

Pas de panique, inutile de refaire un modèle de devis uniquement pour ce prospect, vous pouvez majorer la totalité de la tarification !

Pour cela, cliquez sur l’onglet « pourcentage », comme pour la remise, sélectionnez le petit carré qui apparaît à côté sur la droite et indiquez le pourcentage de majoration que vous souhaitez appliquer.

Vous venez de majorer la tarification de 10%.

NOTA : à la différence de la remise, le prix avant majoration n’apparaît nul part.