Créez vos modèles de devis

Pour les contrats et lettres de mission : voir la partie dédiée.

1. Créer le modèle de devis
Devis ponctuel, exceptionnel ou récurrent :
Faites ce qu’il vous plaît

2. Créer la LM attachée au devis
La lettre de mission est un document juridique. Chez Devizen, elle est entièrement paramétrable. Chaque modèle de devis possède sa propre LM.

3. Publier
Seuls les modèles publiés peuvent être utilisés
avec un prospect ou client.
Vos brouillons ne sont pas accessibles
à vos collaborateurs.

4. Utiliser
Laisser votre prospect / client choisir ce qu’il désire, et remplir son panier, vous reprenez votre rôle de conseiller… à la vente 🙂

Dans cette partie vous verrez comment créer des modèles de devis selon les 2 procédés :

  • Vous créez votre propre modèle de devis en partant d’une page vierge
  • Vous téléchargez un modèle DEVIZEN que vous pouvez ensuite modifier

Cet article vous propose de découvrir comment ajouter ou modifier la liste des modèles de devis utilisés par le cabinet.

Pour présenter un nouveau modèle de devis dans votre panel de sélection, vous avez deux possibilités,

  • soit de le créer à partir d’une page blanche (voir comment créer son propre modèle de devis 
  • soit de l’importer à partir de la bibliothèque de modèle de devis proposée par DEVIZEN ( Tous les devis proposés sont duplicables et modifiables )

En partant de votre nom d’utilisateur en haut de la page, rendez-vous dans l’onglet « Réglages« 

Sur votre gauche, cliquez sur « MODÈLES DE DEVIS« 

Puis sur votre droite, vous avez deux possibilités dont « Importer un modèle« 

Vous avez la possibilité d’importer un modèle de devis via une bibliothèque mise à disposition par DEVIZEN.

Vous pouvez voir un aperçu du devis sur le coté droit de votre écran avant de l’importer.

Nota : L’import se fait toujours en mode « brouillon » et le nom est: XXX – copie (brouillon).
Les devis enregistrés en tant que « brouillon » ne sont visibles que par vous. Pour pouvoir les utiliser, n’oubliez pas de les « publier« .
Une fois le modèle de devis importé vous avez les mêmes choix que vos modèles créés.

Un bouton vous permet de modifier votre modèle de devis.

Un autre vous permet de dupliquer votre modèle de devis, une fois dupliqué il s’affichera en tant que brouillon dans votre bibliothèque, et vous pourrez y apporter toutes vos modifications en partant des bases de votre modèle dupliqué.

La « corbeille » vous permet de supprimer le modèle de devis —ATTENTION: action irréversible

Nota : Avant modification ou suppression : il est préférable de dupliquer le modèle pour ne pas modifier l’ancien modèle et s’en servir de « base » pour les prochains. Pour pouvoir modifier les devis réalisés avec ce modèle – le mettre en « brouillon ».

Créer un modèle de devis récurrent

DEVIZEN repose en grande partie sur la notion de « modèle de devis« 

Ces modèles de devis sont créés par les administrateurs cabinets, et sont mis à disposition de l’ensemble des sites du cabinet qui peuvent les utiliser.

Cette section vous permet de comprendre comment :

  • Créer et modifier des modèles de devis
  • Créer et modifier des lettres de mission et des conditions générales de vente correspondantes au modèle de devis.

Il vous est possible de créer des devis proposant des prestations (mensuelles/trimestrielles/semestrielles/annuelles) et ponctuelles ou les deux, grâce à ce bouton :

Cet article traite de la création de modèle de devis récurrents, par exemple, le devis que l’on propose à un prospect qui reprend les prestations comptable, juridique, sociale et fiscale, mais également, des prestations ponctuelles : budget prévisionnel, création de la société, accompagnement à la banque, frais de dossier…

Tutoriel textuel

Dans le cas d’un modèle de devis récurrent

La construction du modèle se fera suivant deux étapes :

  • La première est de quantifier la volumétrie du devis, puis,
  • La seconde est de valoriser des prestations, en fonction des volumes indiqués en première partie.

Etape A

La première étape qu’on appellera « ÉTAPE A » consiste à créer des questions de volumétries, cette partie du devis répond à des questions sans valorisation, ce sont les questions d’entrées qui serviront pour la valorisation en « ÉTAPE B », mais qui serviront également pour compléter la première partie de la lettre de mission « votre entité »

Rappel : Pour créer un modèle de devis :

En partant de votre nom d’utilisateur en haut à droite de la page, rendez-vous dans l’onglet « Réglages« 

Sur votre gauche, cliquez sur « MODÈLES DE DEVIS« 

Puis sur votre droite, vous avez deux possibilités dont « Créer un modèle »

NOTA : Cette partie n’est accessible qu’aux utilisateurs ayant le statut administrateur cabinet

Première partie du devis :

Ces questions d’entrée sont générées grâce au deviseur, elles ne comportent aucune valorisation.

Voir sur le deviseur :

Cette question est une question à « liste déroulante », c’est à dire à choix multiple (Voir comment créer ce type de question)

Cette question est une question à choix de réponse « Nombre », on ne peut y répondre qu’en chiffre (Voir comment créer ce type de question) Ce type de questions va également permettre de générer des « paramètres de fonction » (voir ci dessous)

Cette question est une question à réponse « Texte« , c’est à dire qu’on ne peut y répondre qu’en texte et chiffre, comme nom du dirigeant etc…(Voir comment créer ce type de question)

Vous avez également la possibilité de créer une question « Oui/Non« , ce qui permet au prospect de faire un choix entre deux propositions. ( voir comment créer ce type de question )

Etape B

La seconde étape permettra de valoriser vos prestations, en fonction des volumétries de votre prospect. C’est dans cette partie que l’on créé et que l’on chiffre les prestations ponctuelles et récurrentes

Les sections seront les grandes parties du devis, (accompagnement gestion, accompagnement comptabilité, accompagnement juridique etc… ), celle-ci contiennent plusieurs questions.

Ces éléments sont des questions valorisées

Cette question est une question en fonction d’une autre réponse, comme ici, elle est en fonction du « Nombre de facture de vente« , demandé en question d’entrée. (Voir comment réaliser une question en fonction d’une autre réponse)

Ici cette question est une question avec un montant fixe (Voir comment agréer un montant fixe)

Réaliser tous types de devis avec Devizen

  • Des devis de prestations ponctuelles ou exceptionnelles, par exemple : embauche d’un salarié, augmentation de capital…
  • Des devis de missions mensuelles/trimestrielles/semestrielles/annuelles, par exemple missions comptable, sociale, juridique…
  • Des devis mixant les deux types de périodicité : récurrente et exceptionnelle.

Les prestations récurrentes :

Ces prestations sont celles qui seront réalisées tous les mois. Le devis reprendra les prestations tout en indiquant le prix de la prestation par mois (€ HT par mois).

Ces modèles seront utilisés principalement dans les cas suivants :

Mission de suivi de la comptabilité (enregistrement, révision, édition des états de fin d’année)

Mission de suivi du social (réalisation des fiches de paies et des charges sociales)

Mission de secrétariat juridique annuelle (rédaction des PV d’AG…)

Les prestations ponctuelles

Ces prestations sont celles qui seront réalisées une seule fois, par exemple : augmentation de capital, évaluation de l’entreprise, audit des paies, accompagnement à la cession…

Il est possible de créer des modèles de devis de prestations ponctuelles qui seront à choisir parmi une liste (c’est le « picking ») ou des prestations complexes (avec des fonctions de calcul).

Voir ci-dessous.

Les prestations exceptionnelle

Il s’agit dans la plupart des cas de prestations récurrentes telles que décrites ci-dessus dans les modèles de devis de prestations récurrentes, mais auxquelles on peut ajouter des prestations exceptionnelles à la fin du devis (par exemple : constitution de la société, prévisionnel, choix du statut du conjoint…). Vous pouvez en ajouter autant que vous voulez.

Les prestations exceptionnelles sont uniquement de la forme : un libellé -> un prix.

A la fin du devis, les deux prestations seront différentiées:

Note importante :
En sélectionnant devis ponctuel, la notion de « périodicité » disparaît : il y’aura uniquement le total Hors Taxe sans notion de périodicité.

Créer une question "Tarif dégressif"

Il peut arriver que vous ayez besoin de créer une question qui entraînera l’application de tarifs dégressifs. C’est le cas, par exemple, dans le barème social des fiches de paies :

1 salarié : 28 €

2 salariés : 2 X 27€ = 54€

3 salariés : 3 X 26€ = 78€… et ainsi de suite

Vous souhaitez faire un tarif dégressif sur l’une de vos prestations ? C’est simple.

Dans notre exemple, nous allons faire un tarif dégressif en fonction du nombre de salariés :

La question de la partie volumétrie proposera un « choix multiple » (question sous le format « liste déroulante ») qui reprendra les différents critères de calculs (dans notre exemple : les effectifs salariés) :

Puis, la valorisation des paies, suivant le choix du prospect de la confier ou non au cabinet, sera réalisée par la question suivante :

Pour ajouter un prix à une prestation, ici nous avons deux choix de tarification, soit en « montant fixe », soit en « montant en fonction » d’une autre réponse.

Si l’on choisit un montant fixe; rentrez le montant

Si l’on choisit un montant en fonction de quelque chose (question d’entrée, ici le nombre de salariés). Cliquez alors sur « Fonction »

Choisir son paramètre, son opération et sa valeur. Lorsqu’on lui ajoute un prix en fonction d’une liste déroulante comme ici « Nombre de salariés » qui était une de nos questions d’entrées, on peut alors encore valoriser tous les choix possibles de cette liste.

Cela va vous permettre de faire, par exemple, des tarifs dégressifs, mais les possibilités sont très ouvertes.

Différents types de questions peuvent vous permettre de réaliser l’intégralité de vos calculs :

  • Liste déroulante
  • Montant « fixe » ou « en fonction de »
  • Nombre / texte
  • Oui/Non
  • Paragraphe libre

Question avec une réponse du type « liste déroulante »

La liste déroulante fait partie des cinq choix de mode de réponse parmi « Nombre,Texte,Oui/Non, prix libre, paragraphe libre »

Les réponses de types liste déroulante, pourront servir pour les questions du type: Statut juridique, activité de l’entreprise etc…

Exemple :

Lorsque vous créez votre question, après lui avoir mis un titre, il vous faut choisir le type de réponse, ici on parle de la liste déroulante, celle-ci comporte plusieurs réponses possibles.

Apres avoir choisit ce mode de réponse, complétez le avec les réponses attendues.

 

Pour ajouter une tarification à cette liste :

Ajouter un prix à cette prestation, ici nous avons deux choix de tarification, soit en « montant fixe« , soit en « montant en fonction » d’une autre réponse.

Si l’on choisit un montant fixe; rentez ce montant
Si l’on choisit un montant en fonction de quelque chose (question d’entrée). Cliquez alors sur « Fonction« 

Choisir son paramètre, son opération et sa valeur.

Lorsqu’on lui ajoute un prix en fonction d’une liste déroulante comme ici « Forme de l’entreprise » qui était une de nos questions d’entrées, on peut alors encore valoriser tous les choix possibles de cette liste.

Cela va vous permettre de faire des tarifs dégressifs ou autres, les possibilités sont très ouvertes.

Créer une question du type « oui/non »

Dans la création du modèle de devis, il est important de connaître et de savoir utiliser certaines fonctions.

NOTA : Les sections seront les grandes parties du devis, (accompagnement gestion, accompagnement comptabilité, accompagnement juridique etc… )

Apres avoir nommé votre section , par exemple, « Accompagnement comptabilité » vous pouvez désormais commencer à créer vos « questions ».

Dans le cas présent, nous allons choisir le mode de réponse « Oui/Non » parmi ces différents modes de choix de réponse, en réponse à « Enregistrement de facture d’achat »

NOTA : Vous pouvez modifier le libellé de votre réponse « Oui/Non », en remplaçant comme ici par « Révision de la saisie du client » et « Fait par le cabinet »

Vous pourrez ensuite ajouter un prix à cette prestation, ici nous avons deux choix de tarification, soit en « montant fixe« , soit en « montant en fonction » d’une autre réponse.

Nous allons donc choisir pour cette question, un montant en fonction du nombre de facture d’achat (question d’entrée). Cliquez alors sur « Fonction« 

Maintenant vous allez choisir en fonction de quoi est basé votre prix, ici nous choisirons « Nombre de facture d’achat« 

Ensuite, vous allez choisir votre opération ainsi que la valeur de l’opération.

Comme: « multiplié par » et « 1,3 € » en valeur.

Répétez cette opération pour le choix « Fait par le cabinet » (en modifiant la valeur de l’opération )

Pour cette nouvelle question, nous allons choisir comme mode de réponse « Liste déroulante« 

Son titre sera : « Enregistrement des déclarations de TVA »

NOTA : En remplissant votre liste de réponse, il est important que le premier choix soit « À renseigner » , pour l’esthétique de votre devis lorsque le prospect/client fera ses choix.

Nous allons maintenant ajouter un montant fixe à ces choix de réponses.

Puis vous pouvez rentrer vos montants fixes pour chaque choix.

Créer une question de type « nombre / texte »

Mise en situation : Question « Nombre »

Lorsque vous créez vos premières questions, après leur avoir apporté un titre, il faut alors leur attribuer un mode de réponse, soit un choix à faire, soit une réponse libre de texte ou nombre. Par exemple, dans ces premières informations qu’on appellera « question d’entrée » on peut commencer par demander le nombre de facture d’achat.

Puis on va définir ce que l’on attend de cette question, en l’occurrence ici on attend un nombre.

Mise en situation : Question « Texte »

Même cheminement pour les questions de type « Texte ». Les réponses de type texte pourront servir pour les questions du type: Date de clôture, nom du dirigeant etc.

Une fois vos questions « d’entrées » établies, vous allez pouvoir valoriser votre devis, en cliquant sur le « + » puis « Ajouter une section ».

Les questions de type « Oui/Non » permettent de faire un choix binaire, à la différence des questions « liste déroulante » qui permettent des questions à choix multiples.

Les questions de type « oui/non » se présentent comme suit lors de la réalisation d’un devis avec le prospect / client.

Pour obtenir ce type de question, il convient de compléter les champs du modèle de devis de la manière suivante :

NOTA : Vous pouvez modifier le libellé de votre réponse « Oui/Non », par exemple en remplaçant comme ici par « Par le client » et « Par le cabinet »

Il vous est possible d’ajouter un prix à cette prestation, ici nous avons deux choix de tarification, soit en « montant fixe », soit en « montant en fonction » d’une autre réponse déjà renseignée.

Créer une question de type « paragraphe libre »

Insérer des paragraphes libres dans vos modèles de devis.
Il est désormais possible d’ajouter un paragraphe libre dans le devis (traitement de texte similaire à la lettre de mission).

IMPORTANT : il faut savoir que lors de la création d’un modèle de devis, l’ajout de texte dans une rubrique paragraphe laisse la possibilité à celui qui édite le devis de modifier le corps du paragraphe.

Le titre du paragraphes, quant à lui, ne peut pas être modifié.

Lors de l’utilisation du modèle pour faire un devis à un prospect, il sera possible de modifier le texte à souhait.

Créer une question de type « prix libre »

La question de type « prix libre » vous permet de laisser la main à la personne remplissant le devis de saisir un prix en face du client.

Pour cela, en créant votre modèle de devis, renseigner le nom de la prestation.

Vous n’aurez plus de prix fixe, vous pourrez renseigner votre prix pendant votre rendez-vous.